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Innovation et collaboration grâce à FOX, un grand changement

En 2018, nous avons identifié le besoin d’harmoniser les processus et outils chez Pomerleau pour éliminer les tâches répétitives et concentrer les talents sur des activités à haute valeur ajoutée.

Dans le cadre de la planification stratégique de Pomerleau, il a été décidé qu’une transformation était nécessaire pour optimiser le temps de chacun et accélérer l’implantation de nouveaux outils d’un océan à l’autre. C’est ainsi qu’est né le projet FOX (Fondation pour l’excellence opérationnelle), un programme visant à opérationnaliser la gestion du changement chez Pomerleau.

Deux ans plus tard, les leçons apprises de cette expérience ont façonné l’approche de l’entreprise, au profit de la croissance future de Pomerleau. « Notre premier défi est d’amener des gens d’expérience et de divers horizons à travailler sur des objectifs communs », explique Kaitlyn Tyschenko, gérante de projet, Projets spéciaux, développement durable et innovation sociale, qui s’est jointe à l’équipe derrière le projet FOX en 2020. « Même si vous voulez mettre en œuvre le meilleur outil ou si vous avez l’idée la plus brillante, si les utilisateurs ne sont pas convaincus, l’impact sera minime. »

La gestion du changement chez Pomerleau prend vie grâce au projet FOX

« Nous avons débuté avec une quinzaine de projets d’amélioration en janvier 2019, et nous avons su rassembler autant d’équipes composées de leaders et de collaborateurs qui consacraient plusieurs heures par semaine au développement de ces initiatives au bénéfice de tous nos collègues, déclare Etienne Gravel, gérant de projet, Projets spéciaux. Après un an, nous avons su déployer une dizaine d’initiatives, dont une plateforme de gestion de données au chantier, un outil d’évaluation des partenaires en sous-traitance, des formations et des outils pour améliorer nos échéanciers de construction, des stratégies pour favoriser la collaboration entre les équipes de préconstruction et de construction, et plus. »

En janvier 2020, en plus d’assurer le suivi du déploiement des premières initiatives, une vingtaine de nouvelles ont été mises en oeuvre, en ajoutant un programme de développement durable. Pour la première fois, des équipes de partout au pays ont pu développer des outils et des stratégies qui auront un effet concret sur l’empreinte carbone de Pomerleau, ses partenariats, la gestion de ses matières résiduelles et la connaissance de nos équipes quant aux certifications environnementales.

« Nos collègues provenant des projets de construction sont encore au centre du développement des initiatives, de l’idée à l’implantation, mais nous pouvons maintenant les accompagner à toutes les étapes en faisant intervenir des équipes clés de Pomerleau, telles que celles de l'innovation, de technologie, des communications, de PX3 et de l'environnement. Nous connaissons la recette pour implanter rapidement des changements chez Pomerleau, par et pour les équipes d’opérations », ajoute Etienne.

Depuis le début du programme, l’équipe de FOX a partagé les objectifs du projet d’amélioration et ses avantages. Elle a montré l’innovation derrière les changements et a prouvé que le programme est suffisamment important pour que des professionnels dévoués y participent, faisant ainsi avancer les choses. « Nous avons augmenté le degré de communication et de démonstration, en utilisant des projets pilotes pour adapter le déploiement dans les équipes de l’entreprise et dans tout le pays », déclare Ian Kirouac, vice-président exécutif, Division Bâtiment Canada et transformation d’entreprise, et initiateur du projet FOX. « C’était la meilleure façon d’instaurer la confiance et d’impliquer des acteurs clés qui seraient à l’origine d’une réflexion novatrice afin que nous puissions modifier des processus établis de longue date. »

Les employés se rallient pour un vrai changement

Lorsque les projets illustrent et incarnent un changement positif, les employés peuvent en constater les effets bénéfiques sur leur emploi.

« La plupart des gens résistent au changement parce que l’information est incomplète, explique Ian. Ils sont dépassés par tout ce qu’ils ont à faire et pourraient ne pas comprendre pourquoi un nouvel outil leur serait utile. Mais une fois qu’ils ont eu l’occasion d’essayer l’outil (de voir qu’il est réellement novateur et de s’y familiariser), la plupart des gens acceptent le changement. Ils deviennent alors vos meilleurs ambassadeurs pour mettre en œuvre le changement dans toute l’organisation. »

En plus d’accroître l’efficacité de processus particuliers et d’éliminer les tâches inutiles ou répétitives, l’équipe du projet FOX travaille d’arrache-pied pour capturer ce dont les employés ont fondamentalement besoin pour faciliter leur travail. Du même souffle, elle sait que pour adopter le changement, cela passe par la communication, à l’intérieur des équipes d’initiatives autant que lors des déploiements. « Si nos communications sont bien équilibrées, les employés voudront faire partie du changement, ajoute Kaitlyn. Adapter la communication de ce qui est nouveau, ce qui a été amélioré, fera toujours partie de notre approche. Nous avons découvert que si l’on veut vraiment transformer une industrie, l’innovation et la collaboration doivent s’entremêler. »